Ferdia-funksjoner du kanskje ikke bruker ennå

Flere nyttige funksjoner er fortsatt ikke en del av den daglige arbeidsflyten hos alle. Her er noen funksjoner som allerede er inkludert i Ferdia, og som kan spare teamet ditt for tid og gjøre hverdagen enklere:

• Varelinjemaler du kan bruke om igjen
• Automatiske varsler til sjåfører når en tur ikke er sendt til tildeling
• Avbestillingsregler og automatisk beregning av gebyrer
• Convenient Time-prising og flere forbedringer i priskalkulatoren

Ingen av disse funksjonene koster noe ekstra, de er allerede inkludert i avtalen din. De fleste tar mindre enn en time å sette opp. Hvis du ikke finner en av funksjonene i menyene dine, ta kontakt med oss, så hjelper vi deg med å aktivere den.

Vi vet at det ikke alltid er tid til å endre arbeidsmåter når det er som travlest. Nå som sesongen begynner å roe seg, kan det være et godt tidspunkt å se nærmere på funksjonene du allerede har tilgang til.

Hvis du skal gjøre én ting i Ferdia denne måneden, kan du starte med en av disse.

Ferdia blir én samlet plattform

Som vi fortalte om i Enablement-sesjonene før sommeren, bygger vi en ny frontend for Ferdia. Når den nye løsningen rulles ut, forenkler vi også produktnavnet. TEQ vil gradvis fases ut. Plattformen heter Ferdia.

De første nye skjermbildene dekker arbeidsflyten fra forespørsel til ordre, i tillegg til ressurslister og innstillinger. Planleggingsdelen er nå i design og brukertesting, og flere deler kommer etter hvert som den nye løsningen rulles ut.

De eksisterende skjermbildene vil være tilgjengelige gjennom hele overgangen. Teamet ditt trenger derfor ikke å endre alt på én gang.

Som en del av oppgraderingen kommer også en ny kart- og rutetjeneste utviklet spesielt for store kjøretøy.

Bruker du fortsatt Ferdia Driver? Bytt til CoDriver

CoDriver kobler sjåførene tettere på driften. Sjåførene får informasjonen de trenger gjennom arbeidsdagen, samtidig som kontoret får bedre oversikt over det som skjer underveis.

Vi utvikler ny funksjonalitet spesielt for CoDriver, blant annet geofence, mer informasjon om resten av bookingen og muligheten til å vise sjåførene turer før de er bekreftet.

Den gamle Ferdia Driver-appen vil fortsatt fungere en stund, men det kommer ikke nye funksjoner i den.

Hvis dere fortsatt bruker Ferdia Driver, er det derfor et godt tidspunkt å bytte til CoDriver.

CoDriver finnes både i App Store og Google Play:

Last ned for iOS: App Store
Last ned for Android: Google Play

Før dere bytter

Hvis dere har brukt den gamle Ferdia Driver-appen, kan det finnes turrapporter som ikke er ferdigstilt. Disse må ryddes opp i før dere bytter.

Kontakt oss på support@ferdia.no før dere migrerer, så hjelper vi dere med å gjøre kontoen klar.

CoPlanner: Få mer ut av flåten du allerede har

CoPlanner hjelper planleggerne med å finne bedre kjøretøytildelinger på tvers av bekreftede turer. Løsningen tar hensyn til tilgjengelige kjøretøy, krav til kjøretøy, geografisk plassering og kjøretid.

I stedet for å gå gjennom alle mulige kombinasjoner manuelt, kan planleggerne bruke CoPlanner til å finne det beste alternativet, vurdere forslaget og selv bestemme den endelige planen.

Hos Oslobuss har CoPlanner bidratt til å redusere planleggingstiden med mer enn 50 prosent. Samtidig har teamet kunnet finne bedre kombinasjoner og redusere unødvendig tomkjøring.

Med en roligere periode foran oss kan det være et godt tidspunkt å se hva CoPlanner kan gjøre for dere.

Dere kan prøve CoPlanner fritt i fire uker med deres egne turdata, parallelt med dagens planlegging. Da får dere testet løsningen i praksis før dere bestemmer dere for om dere vil fortsette.

Prøv CoPlanner i fire uker

[Skjema med selskap og ønsket oppstart]

Nytt i Ferdia i år

Tre nye måter å prise skarpere på

Priskalkulatoren i Ferdia har blitt mer fleksibel og kan tilpasses bedre til ulike typer scenarier. Det gir dere større kontroll over hvordan turene prises.

Fyll de rolige tidsvinduene uten å rabattere alle turer

Alle turbussoperatører har perioder av dagen og uken med mindre aktivitet. Det kan for eksempel være midt på dagen, etter skolekjøringen og før ettermiddagskjøringen starter. Da kan busser stå stille selv om sjåførene fortsatt er på jobb.

Spørsmålet blir hvilken del av prisen som faktisk bør endres for å sikre synergieffekt.

Et oppdrag klokken 13 koster ikke nødvendigvis mindre å kjøre enn det samme oppdraget klokken 09. Sjåføren, drivstoffet og kjøretøyet koster fortsatt det samme. Forskjellen er at kjøretøyet kanskje ellers ville stått ledig.

Det er dette Convenient Time-prising er designet for.

Du kan definere bestemte tidsrom og automatisk justere prisen på turer som faller innenfor disse tidsrommene. Den vanlige timeprisen endres ikke.

Du angir et tidsrom og en fast rabatt. Ferdia trekker deretter automatisk fra beløpet på turer som oppfyller kriteriene.

Siden timeprisen ikke endres, blir ikke rabatten større på lange turer. Salgsteamet slipper også å vurdere den vanlige timeprisen.

Det er én viktig regel: Hele delen av turen der passasjerene transporteres, må være innenfor tidsrommet for Convenient Time.

Dette er forskjellig fra Inconvenient Time-prising, som kan beregnes ut fra hvor mye av turen som overlapper med et bestemt tidsrom. Convenient Time gjelder bare når hele passasjerdelen av turen starter og slutter innenfor tidsrommet samme dag.

Eksempel

Tidsrom: Mandag til fredag, kl. 10.00 til 14.00
Fratrekk: 500 kroner på alle kvalifiserte turer

En tur går fra garasjen kl. 10.00, henter passasjerene kl. 10.30 og setter dem av kl. 13.00. Bussen er tilbake på garasjen kl. 13.30.

Med en pris på 900 kroner per time og et fast tillegg på 1 500 kroner ville turen normalt kostet 4 650 kroner.

Siden hele delen av turen med passasjerer er innenfor Convenient Time-tidsrommet, trekkes 500 kroner automatisk fra. Prisen blir dermed 4 150 kroner.

Hvis passasjerene i stedet blir hentet kl. 09.45, gjelder ikke fratrekket. Turen faller da ikke i sin helhet innenfor det definerte tidsrommet.

Et fast fratrekk utgjør en større del av prisen på korte turer. Du kan derfor også velge å bruke en prosentandel av timeprisen dersom det passer bedre med hvordan dere ønsker å prise ledig kapasitet.

Slik setter du det opp

Gå til Settings → Price and Salary → Convenient Time, opprett tidsrommet og velg Include as Price Factor.

Gå deretter til Settings → Price and Salary → Dynamic Price Factors:

• Sett Related To til «Convenient Time»
• Velg tidsrommet
• Velg Rate i stedet for Rate per Hour
• Legg inn fratrekket du ønsker å bruke

Kjøretøytypene må være aktive for at prisen skal gjelde. Det kan også være lurt å sette en minstepris for hver kjøretøytype, slik at korte oppdrag utenom de travleste periodene ikke blir priset lavere enn det dere trenger for å dekke kostnadene.

Hvis Convenient Time ikke finnes i menyen din, kontakt Support.

Ventetid som prises etter hvor lenge kjøretøyet faktisk står

En fast timepris gjenspeiler ikke alltid den faktiske kostnaden ved ventetid. En kort ventetid kan bli unødvendig dyr, mens en lang ventetid kan koste mer enn det som dekkes av prisen.

Du kan nå sette ulike prisnivåer for ventetid. Det gjør det mulig å prise ventetiden ut fra hvor lenge kjøretøyet må stå tilgjengelig.

Dette gjelder tur-retur med tilgjengelighet, der kjøretøyet venter mellom utreise og retur.

Eksempel

Du kan for eksempel sette opp tre nivåer:

• Inntil 10 timer: 1 200 kroner
• 10 til 20 timer: 2 000 kroner
• 20 til 30 timer: 2 600 kroner

En dagstur med 14 timers ventetid mellom utreise og retur havner dermed i det midterste nivået og får automatisk et tillegg på 2 000 kroner.

Siden hvert nivå har en fast pris, vil ventetiden koste det samme enten den er 11 eller 14 timer. Dersom ventetiden faller utenfor alle nivåene du har satt opp, bruker Ferdia standardprisen for prisfaktoren.

Dette gir en mer forutsigbar pris, og ventetid som tidligere kanskje ble bakt inn i andre kostnader, kan prises direkte i tilbudet.

Slik setter du det opp

Gå til Settings → Price and Salary → Dynamic Price Factors.

For å sette opp ventetidsnivåene bruker du:

• Trip type: Round with Availability
• Related To: Waiting Time
• La de øvrige kriteriene stå tomme
• Unit: Rate i stedet for Percentage

Påkrevd rolletillatelse er Price-Dynamic Price Factors Home.

En minibuss koster ikke det samme som en turbuss når den står stille

Den samme ventetiden har ikke nødvendigvis samme kostnad for alle kjøretøyene i flåten.

Det koster noe annet å holde en 16-seters minibuss tilgjengelig i 15 timer enn å holde en 59-seters turbuss tilgjengelig like lenge.

Du kan nå sette ulike priser for ventetid på forskjellige kjøretøytyper, samtidig som du beholder samme struktur for ventetidsnivåene.

For eksempel kan nivået på 10 til 20 timer være:

• 16-seters minibuss: 1 400 kroner
• 59-seters turbuss: 2 000 kroner

Du trenger bare å legge inn egne priser for kjøretøytypene som faktisk trenger det. Kjøretøy uten en egen pris bruker standardprisen fra prisfaktoren.

På den måten kan dere tilpasse prisen på ventetid uten å bygge en egen prisstruktur for hvert kjøretøy.

Slik setter du det opp

Opprett først ventetidsnivåene på den aktuelle prisfaktoren.

Gå deretter til Settings → Vehicles → Vehicle Type for å sette egne priser på de kjøretøytypene som trenger det.

Muligheten for å overstyre prisen vises først når den underliggende prisfaktoren har ventetidsnivåer. Hvis du fjerner en overstyring, går kjøretøytypen automatisk tilbake til standardprisen.

Påkrevd rolletillatelse er Vehicle-Vehicle Type Home.

Avbestillingsgebyrer som beregnes automatisk

De fleste turbussoperatører har allerede regler for avbestilling. Utfordringen er å sørge for at reglene faktisk blir brukt hver gang.

Når en kunde avbestiller, må noen ofte finne frem vilkårene, beregne hva kunden skal betale og legge inn gebyret manuelt. Det skjer gjerne samtidig som man håndterer selve avbestillingen. Da er det lett at gebyret blir glemt.

Med Cancellation Policies i Ferdia kan dere legge inn reglene én gang. Ferdia beregner deretter riktig gebyr når en tur blir avbestilt.

Dere kan for eksempel sette opp:

• 72 timer eller mer før avreise: Ingen gebyr
• 24 til 72 timer før avreise: 50 prosent av turprisen
• Mindre enn 24 timer før avreise: 100 prosent av turprisen

Hvert nivå kan bruke enten en prosentandel av turprisen eller et fast beløp.

Når en tur avbestilles, beregner Ferdia gebyret ut fra avreisetidspunktet og erstatter den opprinnelige turprisen med avbestillingsgebyret.

Turen blir fortsatt liggende i arbeidslisten for fakturering, med mindre du stiller inn at turer uten gebyr automatisk fjernes.

Fakturaen viser også når avbestillingen ble mottatt, hvilken regel som ble brukt og hvilket beløp som ble beregnet. Kunden og teamet ditt kan dermed se hvordan gebyret er satt sammen.

Dere har fortsatt siste ord. Gebyret kan reduseres eller fjernes dersom dere ønsker det. Forskjellen er at dette blir et bevisst valg, i stedet for at gebyret faller bort fordi ingen rakk å legge det inn.

Reglene kan knyttes til enkeltkunder, brukes på en hel kundekategori eller settes som standard for alle kunder. Dere kan også endre regelen på en enkelt ordre.

Slik setter du det opp

Gå til Settings → Company → Cancellation Policies og opprett regelen som passer med avbestillingsvilkårene dere bruker.

Det er ikke nok å opprette regelen. Den må også knyttes til kunder, brukes på en ordre eller settes som standard for alle kunder.

Før dere aktiverer regelen, bør dere kontrollere at den samsvarer med vilkårene dere kommuniserer til kundene.

Rollen din må ha tilgang til Settings → Company → Cancellation Policies.

Varelinjemaler: Slipp å registrere de samme tilleggene hver gang

Bompasseringer, bagasjehåndtering, guidekostnader og andre vanlige tillegg kan nå lagres som Item Templates i Ferdia.

Opprett varen én gang med navn, beskrivelse og pris. Når du senere trenger den, kan du legge den til fra Additional Items ved å velge From Template.

Maler kan også knyttes til en bestemt avdeling eller kunde. Det betyr at ulike avdelinger eller større kunder kan ha sine egne lister.

Bare aktive maler vises når du legger til varer på en ordre.

Dette handler ikke bare om å spare noen tastetrykk. Tillegg som legges inn manuelt, er lettere å glemme. Hvis et tillegg ikke kommer med på ordren, kommer det heller ikke med på fakturaen.

Maler gjør det også enklere å holde prisene like, uansett hvem som håndterer bookingen.

Slik setter du det opp

Før du lager en mal, må det finnes minst én vare under Settings → Products and VAT → Item. Alle maler trenger en varekode.

Gå deretter til Settings → Products and VAT → Item Template for å opprette og administrere malene.

Rollen din må ha tilgang til Item Template under Settings → Products and VAT.

Kommer senere: Det blir mulig å legge til varer mens du oppretter en tur i en senere versjon.

Få varsel om utløpt førerkort før turen tildeles

Et utløpt førerkort bør oppdages før sjåføren får en tur, ikke etterpå.

Registrer førerkortnummer og utløpsdato på ansattkortet. Ferdia følger deretter statusen gjennom planleggingsprosessen:

• Grønn: Førerkortet er gyldig
• Gul: Utløper innen 30 dager
• Rød: Førerkortet er utløpt

I turlisten vises et varsel på turer som er tildelt en sjåfør med utløpt eller snart utløpende førerkort.

Hold musepekeren over varslet for å se utløpsdatoen. Du kan også filtrere turlisten slik at du bare ser turer med førerkortproblemer.

De samme fargene vises ved siden av sjåførene i Visual Planner.

Hvis du prøver å tildele en tur til en sjåfør som ikke vil ha gyldig førerkort når turen starter, får du et varsel og må bekrefte før du kan fortsette.

Varslet kommer altså mens planleggingen pågår, når det fortsatt er mulig å gjøre noe med saken.

Slik setter du det opp

Gå til sjåførens ansattkort og legg inn førerkortnummer og utløpsdato under Certificates and Contracts.

Utløpsdato er obligatorisk og må være en dato i fremtiden når opplysningene lagres første gang.

Hvis Driver License ikke finnes blant sertifikattypene, kontakt Support, så legger vi det til.

Det kreves ingen egen tilgang for førerkortoppfølging. Alle som har tilgang til ansattkortet kan registrere opplysningene. Varslene vises til brukere som har tilgang til turlisten eller Visual Planner.

Kommer senere: Det er planlagt støtte for førerkortklasse og utstedende myndighet.

Se hva slags oppdrag hver tur er

Kjører dere skoletransport, bestillingsturer, charter eller en blanding? Nå kan dere opprette egne turkategorier, gi dem ulike farger og se dem enklerei turlisten.

Planleggerne får dermed en rask visuell oversikt over hva slags arbeid som ligger i planen, uten å åpne hver enkelt tur.

Slik setter du det opp

Gå til Settings → Company Settings og slå på Enable Trip Type.

Gå deretter til Settings → Admin → Trip Type og opprett kategoriene.

Hver turtype må ha et unikt navn og en egen farge.

Fargene vises ikke i turlisten før Enable Trip Type er aktivert.

Påkrevde rolletillatelser er Company Settings for å aktivere funksjonen og Trip Type for å administrere kategoriene.

Se flere måneder frem i tid hvor kapasiteten blir presset

Capacity Forecast gir dere oversikt over hvor etterspørselen øker, og hvor dere fortsatt har kapasitet å selge.

Funksjonen ligger under Planning. Her kan dere se hvor mange turer som overlapper i en valgt periode.

Kapasiteten kan vises per time, per dag eller med et intervall dere selv velger. Dere kan også filtrere på avdeling, turstatus og tidspunkt på dagen.

Bekreftede turer vises separat fra tilbud og forespørsler. Dermed får dere et bilde av både den kapasiteten som allerede er bundet opp, og mulig fremtidig etterspørsel.

Med Capacity Forecast kan dere oppdage perioder med høy belastning før de blir et problem i planleggingen. Dere kan også se roligere uker der det fortsatt er kapasitet som kan selges.

Slik kommer du i gang

Capacity Forecast må først aktiveres for selskapet.

Når funksjonen er aktivert, kan administrator gi aktuelle roller tilgang gjennom tillatelsen Demand Analysis.

Hvis dere vil filtrere prognosen på avdeling, må avdelingene være konfigurert i Ferdia.

Integrasjoner: enklere å koble Ferdia til andre systemer

Vi har bygget opp integrasjonene i Ferdia på nytt. Målet er å gjøre det enklere å koble Ferdia sammen med systemene dere bruker i den daglige driften.

Xero er den første regnskapsintegrasjonen som er bygget på den nye løsningen, sammen med integrasjoner mot Tripletex og Visma eAccounting.

Bruker dere et regnskaps-, flåte- eller annet system som ikke er koblet til Ferdia i dag, vil vi gjerne høre fra dere. Det kan være enklere å koble det til enn tidligere, eller det kan allerede være på planen.

Xero

Fakturaer kan nå synkroniseres automatisk fra Ferdia til Xero som godkjente fakturaer. Forskuddsfakturaer kommer inn som betalt.

Betalinger matches mot beløpet som faktisk er mottatt, og duplikate betalingsvarsler oppretter ikke flere poster.

Det betyr mindre dobbeltarbeid for økonomiavdelingen og mindre manuelt avstemmingsarbeid mellom Ferdia og Xero.

Bruker dere Xero-integrasjonen allerede?

Den eksisterende tilkoblingen videreføres, men Xero krever nå noen ekstra tillatelser for at Ferdia skal kunne opprette fakturaer og betalinger.

Før neste fakturakjøring går dere til Settings → Integrations, kobler fra Xero og kobler til igjen. Da får Ferdia de nye tillatelsene.

Påkrevd rolletillatelse er Integrations.

Se brukerveiledningen vår i Help Center for mer informasjon.

Tripletex

Regnskapsdata kan nå overføres automatisk fra Ferdia til Tripletex, på samme måte som løsningen som allerede finnes for Fortnox.

Ferdia sender ferdige salgsfakturaer og kreditnotaer til Tripletex sammen med relevant kundeinformasjon.

Hvis kunden ikke finnes i Tripletex fra før, opprettes kunden automatisk. MVA kobles mot MVA-typene som er satt opp i Tripletex.

Eksisterende kontotilknytninger og betalingsregistreringer forblir uendret.

Slik kommer du i gang

Vi setter opp tilkoblingen fra Ferdia. Deretter legger dere inn Tripletex-medarbeidertokenet under Settings → Integrations.

Tripletex kan også sende fakturaen direkte til kunden. Dette er slått av som standard, men kan aktiveres på forespørsel.

Påkrevd rolletillatelse er Integrations.

Se brukerveiledningen vår i Help Center for mer informasjon.

Med vennlig hilsen

Anders og Eirik
Produtteamet i Ferdia